Metoda ABCDE, jak zrobić więcej?
Produktywność

Metoda ABCDE, czyli jak zarządzać czasem

Metoda ABCDE to jedna z najpopularniejszych i najlepszych metod zarządzania czasem i wyznaczania swoich priorytetów w życiu oraz w codziennej pracy.

Problem z dużą ilością zadań ważniejszych i mniej ważnych dotyka nas codziennie. Dzięki rozwojowi technologii ilość rzeczy, które bezpośrednio na nas wpływają, ciągle się zwiększa. Z jednej strony dzięki temu możemy działać na wielu płaszczyznach naszego życia. Możemy jednocześnie dotykać wiele spraw, których fizycznie nie bylibyśmy w stanie bez technologii. Ludzie dawniej byli znacznie bardziej ograniczeni na tym punkcie.

Mało tego, nie tylko nie mogli robić wiele rzeczy naraz, ale również nie mogli poznawać wielu ludzi. Zmuszeni byli to współpracy z ludźmi, obok których mieszkali. Rozwój był bardzo trudny, rozwój globalny — niemożliwy.

Również omijało nas wiele wiedzy. Coś takiego jak Wikipedia po prostu nie istniało. To, co dała nam technologia, to na co pozwolił internet, jest przez nas często niedoceniane. Ba! Mam wrażenie, że ludzie starsi, którzy nie urodzili się w dobie internetu, nie wychowywali się wraz z nim, wciąż nie wierzą, że jest coś takiego, nie chcą, a nawet boją się tego używać.

Codziennie ogromne ilości użytecznych przez nas informacji pojawia się w internecie, znika i pojawia się na nowo. Wszystkie z nich mogą nam pomóc, jednak jej z nimi pewien problem.

Co to, to FOMO?

Ten problem nazywa się FOMO. Dotyka on głównie młodszych ludzi, którzy mają duży kontakt z globalną siecią, jednocześnie niemający żadnego planu zarządzania swoim czasem. Ze względu na wcześniej wymienione powody u starszych ludzi, ich ten problem prawie w ogóle nie dotyka. Na czym polega FOMO?

FOMO jest to skrót z ang. Fear of Missing Out. Polega on na nieprzyjemnym uczuciu, że coś nas w tej chwili omija. Każdy z młodszych tutaj czytelników, pewnie nieraz to przeżył. Szczególnie objawia się nam to kiedy, na coś czekamy, nie możemy się tego doczekać, chcemy to jak najszybciej, ale nie mamy wpływu, jak szybko się to pojawi.

W dzisiejszych czasach, kiedy mamy tak łatwy dostęp do informacji z całego świata, i ciągłą możliwość sprawdzenia, czy coś się nie wydarzyło, FOMO wręcz wre z radości. Facebook, Twitter, wszelkie social media, na których jesteśmy, ilość otaczających nas powiadomień, to wszystko to są wywoływacze FOMO. Na walkę z tą chorobą jest wiele sposobów. Jednym z nich jest odpowiednie zarządzanie czasem i dyscyplina.

Zwiększenie naszej dostępności oraz ilości spraw, które wykonywujemy powoduje u nas znaczny przesyt informacji. Bardzo duża ilość bodźców dotyka nas fizycznie i często przeciąża nasze możliwości. Nasze ciało fizycznie nie jest w stanie tego wszystkiego ogarnąć, ewolucja już dawno przestała nadążać za naszym rozwojem technologicznym. Musimy jej pomóc, inaczej nie będziemy po prostu w stanie poprawnie funkcjonować.

Kiedyś ilość zadań była mniejsza, zajmowaliśmy się tym, co dotykało nas bezpośrednio, tylko i wyłącznie. Dzisiaj mamy tego przesyt, jesteśmy psychicznie przeciążeni, a świat nie zwalnia, Ba! Przyspiesza!

Musimy poradzić sobie w jakiś sposób z odpowiednią priorytetyzacją tych zadań, żeby w myśl zasady Pareto, czy też bardziej znanej pod hasłem zasady 80/20, skupić się na tych najważniejszych i najistotniejszych dla naszego życia, i dla naszej przyszłości.

Sposoby

Metoda ABCDE, jak zrobić więcej?

W związku z tym, że problem jest globalny i doświadcza go bardzo duża ilość ludzi, ilość kolejnych rozwiązań na ten problem piętrzy się, pojawiając się jeden na drugim. Jak wiele jest sposobów, tak wiele jest ludzi.

Jedni ćwiczą swoją koncentrację i dyscyplinę, żeby odpowiednio zarządzać swoim czasem. Dlatego też tak wielu wojskowych, obdarza się szacunkiem. Trening przede wszystkim uczy dyscypliny i wytrzymałości. Tacy ludzie jak Jocko Willink czy Leif Babin w świetny sposób pokazują jak umiejętności nabyte w wojsku, mogą zostać wykorzystane w życiu, które my znamy. Są autorami książki Extreme Ownership, w które jest to dobrze opisane.


Inni ludzie, którym nie pasuje wojskowa dyscyplina, szukają innych sposobów. Przykładem takiego działania jest kreatywne lenistwo, które opisałem jakiś czas temu. W skrócie polega na odpowiednim spełnieniu swoich potrzeb, pozostając przy tym produktywnym. Wszelkich szczegółów możecie dowiedzieć się w artykule poświęconym temu sposobowi i prokrastynacji.

Niestety, problem polega na tym, że nie wszystkie z tych sposobów będą na nas działać i będą nam pasować. Każdy z nas jest inny, ma własne podejście do niektórych rzeczy, więc logiczne jest, że wciąż szukamy kolejnych sposobów, które mogą nam pasować. Sposobów na zarządzanie czasem i podział zadań do wykonania są setki, Metoda ABCDE jest jedną z najpopularniejszych i najprostszych.

Metoda ta ma pomóc nam wybrać odpowiednie zadania, być naszą pomocną dłonią, aby dobrze wykorzystać zasadę Pareto. Poza tym im wartościowsze zadania będziemy robić, tym łatwiej będzie nam pokonać prokrastynację i spełniać swój plan na życie.

Metoda ABCDE jest prosta, a jednocześnie wydajna i pomocna. Więc na czym polega?


Na czym polega metoda ABCDE?

Metoda ABCDE, jak zrobić więcej?

Siła metody ABCDE leży w jej prostocie. Ma ona za zadanie odpowiednio podzielić zadania, które mamy wykonać. Pozwolić nam lepiej zarządzać swoim czasem. Musimy więc na początek wziąć swoją liste To do.

Teraz, naszym zadaniem jest przypisanie każdemu z tych zadań odpowiednią literę. Wystarczy po prostu obok danego zadania, skategoryzować je, wpisując jedną z liter A, B, C, D lub E.

ABCDE i praca

Każda z nich oznacza coś innego. Ma swoje konsekwencje, rządzi się swoimi prawami, jednocześnie jest zależna od wyższej. Szczegółów dowiesz się zaraz, jednak pamiętaj jedną rzecz. To ty jesteś odpowiedzialny za zadania, jakie masz na swojej liście TODO. Jesteś odpowiedzialny za swoje życie, za swoje priorytety, marzenia i cele.

Pamiętaj również, że twoim zadaniem nie jest odpowiednia optymalizacja zadań tylko ich wykonanie. Ten sposób, nie wykonuje zadań za ciebie, ona pozwala ci je odpowiednio ustawić i wskazać ci, które powinieneś robić.

Nadmierna optymalizacja

Niestety często dajemy się złapać w pułapkę nadmiernej optymalizacji. Jest to bardzo ciężka do ominięcia pułapka, która kusi z każdą chwilą coraz bardziej. O co mi chodzi?

Jak w czasach szkolnych unikało się nauki? Nagle stawało się idealnym dzieckiem, tu wynieść śmieci, tu posprzątać cały dom a tu zrobić sobie dobrą, zdrową i czasochłonną kolację. Wszystko po to, żeby jak najlepiej przygotować się do pracy. Tja…

To samo robimy z pracą, zamiast faktycznie to robić, zaczynamy szukać wszelkich sposobów na to, żeby się do niej dobrze przygotować i zamiast faktycznie ją robić, oddalamy ją w czasie. Nie chcę, aby ta metoda, stała się jedną z tych, które oddalają was od pracy, w waszym życiu. Zwróćcie uwagę, czy przypadkiem nie wpadliście w tę pułapkę i weźcie się do pracy!


A i jeszcze jedno. Pamiętajcie, że zadania się kończy. ABCDE pozwoli nam określić, które zadania mamy zrobić, ale naszym obowiązkiem jest to, aby te zadania wykonać od początku do końca. Nie możemy pozwolić sobie na to, żeby zacząć jakieś zadanie i jednocześnie, zabrać się za drugie. Nic na tym nie zyskamy, ba! Nawet stracimy. Zresztą, jeżeli ktoś jest istotnie związany z działaniem w Stanie Flow, na pewno sobie na to nie pozwoli. A tak właśnie, jeżeli chcecie przenieść swoją pracę i produktywność na wyższy poziom, zapraszam z zapoznaniem się z artykułem o Stanie Flow.


Kategorie w Metodzie ABCDE

Kategoria A

Kategoria A to zadania, które musimy zrobić, jak najszybciej i jak najlepiej. To te zadania, z którymi najbardziej się liczymy, których konsekwencje mają największy wpływ na nasze życie, na przykład zawieść babcię na operację serca, albo umówić się z klientem na podpisanie kontraktu za kilka milionów.

Oprócz przypisania samych liter tym zadaniom dodatkowo nadajemy im kolejny, tym razem liczbowy, priorytet. Na przykład, dla jednych podpisanie kontraktu będzie ważniejsze niż życie babci, więc kontraktowi nadajemy priorytet A-1, natomiast babci i szpitalowi — A-2.

Pozostaje nam tylko wykonanie ich w określonej przez nas kolejności i priorytetowi. I pamiętajcie, jedno nie może się kłócić z drugim. Bardzo ważne jest, aby mieć swój plan na życie i swoje cele, będzie nam wtedy znacznie łatwiej wybrać które zadania powinny otrzymać A1, a które zadania powinny otrzymać A2 i tak dalej. Ważne, aby nie mieć co do tego wątpliwości, nie powinniśmy robić rzeczy i oznaczać ich tą kategorią, jeżeli chcemy podążać ścieżką, którą sami sobie wyznaczyliśmy w życiu, ale…

Zadania A, to zadania, do których musimy się zmusić, nieważne jak bardzo nie będzie nam się chciało ich zrobić ani jak zmęczeni będziemy. Jeżeli te zadania bezpośrednią dotyczą tego, co chcemy w życiu osiągnąć, jeżeli dotyczą one, naszych życiowych celów to musimy je zrobić, inaczej nic z tego nie będzie.


Kategoria B

Kategoria B to zadania, które powinniśmy zrobić. Są to te zadania, których, nie wykonanie, będzie miało jakieś negatywne konsekwencje, jednak nie zawali się od tego nasz świat.

Zadania oznaczone literą B, to na przykład, pójście na przegląd auta. Jeżeli tego nie zrobisz, stracisz ważny punkt lokomocji, utrudniając podróż do pracy. Jednocześnie jednak twój świat od tego nie upadnie, bo zawsze jest na przykład komunikacja miejska, czy Uber. Więc nie pogrąża to ciebie, ale utrudnia ci życie. Nie możesz przestać zwracać na nie uwagę, ale jeżeli nie uda ci się ich wykonać, świat się nie skończy.

Nie oznacza to, że te zadania powinniśmy ignorować.

Wciąż są ważne w naszym życiu, a brak wykonywania ich, będzie miał konsekwencje. Te konsekwencje mogą wpłynąć nie tylko na ogół naszego życia, ale ich ilość może utrudnić nam wykonywanie zadań z pierwszej, najważniejszej Kategorii. Musimy mieć to na uwadze, żeby tego z nimi nie przesadzić.

Dodatkowo ta kategoria lubi być zbyt bardzo wykorzystywana, ze względu strach. Boimy się konsekwencji niewykonania pewnych czynności, mamy problem z oddelegowaniem lub porzuceniem pewnych zadań w naszym życiu. Tu znów pojawia się temat planu na życie. Jeżeli będziemy go mieli, łatwo będzie nam rozróżnić które zadania z tej kategorii mogą wpłynąć na zadania z kategorii A. Jednocześnie łatwo będzie znaleźć te, które są nie potrzebne, nawet w kategorii B.

Jeszcze jedno, zadania skategoryzowane tą literą, nie powinny być zrobione ani nawet dotknięte, dopóki wszystkie zadania z kategorii A, nie zostaną wykonane. Jeżeli zabierzemy się za te zadania, stracimy siły równie szybko, jak byśmy robili zadania z kategorii A, a są one mniej ważne. Sytuacja skończy się na tym, że prokrastynacja dopadnie nasze zadania z grupy A, więc stracimy wiele kamieni milowych. Tyczy się to każdej, poszczególnej grupy i ich zadań nadrzędnych. Nawet nie patrzymy na zadania z Kategorii C, jeżeli na liście mamy wciąż jakiekolwiek zadania z Kategorii B i tak dalej. Jest to bardzo ważne.


Kategoria C

Zadania te cechują się tym, że dobrze byłoby je wykonać, ale…

Nie koniecznie jest taka potrzeba, brak ich wykonania nie spowoduje żadnych negatywnych konsekwencji. Jednocześnie, wykonanie ich, nie ma prawie żadnych pozytywnych konsekwencji. Mają to być zadania nijakie, niewymagające naszych działań i umiejętności.

Do tej kategorii zaliczają się takie zadania jak wypad na kawę ze znajomymi, czy załatwienie jakiś mniejszych zadań tego typu. Możemy tu wsadzić zadania, które chcemy przeznaczyć na chillout, na budowanie relacji między ludzkich czy utrzymanie pewnych kontaktów biznesowych.

Tutaj też, możemy umieścić zadania przyszłościowe, które „kiedyś, może” przyniosą nam jakieś korzyści.

Dodatkowo te zadania nie muszą być super zgodne z naszymi celami. Te sprawy mają być bardzo ogólne. Znajdują się tam takie, które mogą nam poprawić jakość życia w społeczeństwie, ale nie mają wiele wspólnego z nami. Chyba rozumiecie, co chcę przekazać 🙂


Kategoria D

Metoda ABCDE nie tylko ma wpływ na nas samych. Dotyka ona również innych. Za to odpowiada przedostatnia kategoria — D. Są to zadania, które możemy oddelegować komuś innemu.

Jeżeli będziemy robić wszystko, to wraz z rozrostem nas, naszej firmy, rzeczy, za które jesteśmy odpowiedzialni, będziemy mieli coraz mniej czasu. Poza tym myślę, że jeśli już szukałeś jakichś metod zwiększenia produktywności, to wiesz coś o tym. 😉

Złe zarządzanie czasem jest równe mniejszej ilości czasu. Mniej czasu równa się mniej wykonanych zadań. Jeżeli możemy coś komuś oddelegować, wykorzystajmy to i to jak najszybciej.

Wraz z naszym rozwojem, ilość obowiązków, za które będziemy odpowiedzialni, niestety nie będzie spadać. Będzie wręcz odwrotnie, będzie wzrastać. Pomyślcie o swoim szefie w pracy. Jeżeli pracujecie jako zespół nad pewnym produktem, to każdy błąd, który wy popełnicie, on za niego oberwie. Jednocześnie, jeżeli każdy z was zwolniłby się i zostałby on sam, fizycznie nie byłby w stanie zrobić tak ogromnej pracy.

Fakt braku czasu jest jedną sprawą, druga sprawa polega na tym, że może mu po prostu brakować wiedzy. Ludzie na stanowiskach, które zarządzają zasobami ludzkimi, znacznie lepiej poradzą sobie właśnie w zarządzaniu niż w samym tworzeniu.

Na tym polega odpowiednia delegacja zadaniami. Są zadania, które musimy oddelegować, żeby zostały wykonane, jednocześnie musimy pamiętać, że wciąż jesteśmy za te zadania odpowiedzialni, więc wszelkie konsekwencje za oddelegowane zadania, wciąż spoczywają na nas. Ważne, abyśmy dobrze oddelegowali do odpowiednich osób, odpowiednie zadania.


Kategoria E

Ostatnia z liter to po prostu śmietnik. Tutaj wkładamy całą resztę zadań i je eliminujemy.

Jeżeli jakiekolwiek zadania pozostały po przydzieleniu wszystkich innych liter, to znaczy, że są to zadania bezużyteczne, niepotrzebne, które tylko zaśmiecają twoje życie i są czynnikami prokrastynacji.

To mogą być też zadania, które kiedyś były ważne, a teraz po prostu są już niepotrzebne ani dla ciebie, ani dla nikogo innego.

Mogą to być również zadania, które po prostu nie muszą być na tej liście. Jakieś nawyki, czy czynności, które po prostu lubimy wykonywać. Warto je eliminować z takich list, bo za każdym razem, kiedy skupiasz się na tych zadaniach, tracisz czas, na zadania z kategorii A czy B.

Już nie mówiąc o tym, że nad tymi zadaniami nie powinniśmy się skupiać, to powinniśmy je całkowicie eliminować. Niech nie powtarzają się, niech nie zaśmiecają, niech nie potrzebnie nie wywołują u nas ochoty ucieczki czy tak zwanej prokrastynacji. Mija się to po prostu z celem. Warto się nad nimi dwa razy zastanowić czy faktycznie ma jakikolwiek sens, wciąż trzymanie ich na tej liście.

Podsumowując, te zadania powinny zniknąć jak najszybciej.


Zasada Pareto

Metoda ABCDE, oprócz odpowiedniej kategoryzacji zadań i zarządzaniu czasem, pokazuje jedną bardzo ważną rzecz. Charakteryzuje nam Zasadę Pareto.

Metoda ABCDE, jak zrobić więcej?

Skracając cały opis działania zasady Pareto, polega ona na tym, że 20% działań skutkuje około 80% efektów. Czyli oznacza to, że 20% zadań, które w życiu wykonasz, przełożą się na 80% sukcesu życiowego. I od razu uprzedzam, są wyjątki od tego! To tylko statystyka, które nie zawsze odpowiada stuprocentowej prawdzie, jednak możemy się spokojnie na niej opierać. W trochę przyjemniejszy sposób opisałem zasadę Pareto w osobnym wpisie.

W myśl zasady Pareto 20% zadań będzie odpowiadać za 80% naszego sukcesu. Chcecie znaleźć te 20%? Spójrzcie na zadania z Kategorii A.

Te zadania są najważniejsze, na nich musimy się skupić. Wykonywanie ich na bieżąco najbardziej wpłynie na nasze życie. Te zadania są jak codzienne kamienie milowe. One najbardziej wpłyną na całe nasze życie i to one mogą je całkowicie zmienić. To wokół nich musimy zarządzać swój czas. Metoda ta ma nam pomóc odpowiedzieć na pytanie, jak zarządzać czasem. Wyrobienie sobie nawyku, na to, żeby być konsekwentnym i codziennie wykonywać te zadania jest bardzo ważne.

PS. Budowanie nawyków, może być przyjemne, polecam do tego zasadę 2 minut. A jeżeli ktoś ma problemy z nawykami, których chciałby się pozbyć, może zajrzeć do wpisu, w którym opisałem jak to zrobić!


Gdy już wiesz, co masz robić i czym się zająć, zacznij działać jak od razu. Bez większego zastanowienia, zacząć robić zadania z najważniejsze kategorii, pokazując siłę swojej dyscypliny. Gdy wyrobisz sobie już nawyk, natychmiastowego rozpoczęcia i codziennego wykonywania zadań oznaczonych kategorią A, będziesz znacznie bardziej produktywny od większości ludzi na całym świecie.

ABCDE i 5 sekund

Ciekawym sposobem jak zarządzać czasem, jest połączenie, gdzie występuje Metoda ABCDE oraz Reguła 5 sekund. Jest to bardzo prosta reguła, która może nam pomóc w wykonywaniu dużej ilości obowiązków, jednocześnie powstrzymując prokrastynację, pomagając zarządzać czasem. Pokrótce, polega ona na odliczaniu w dół 5 sekund. Na „jeden”, zaczynamy po prostu działać. Nie pozwalamy sobie w ten sposób na zbędne myśli, które będą tylko nas opóźniać. One równie dobrze, mogą doprowadzić do tego, że w ogóle nie zaczniemy jej robić. Wiele osób w dzisiejszych czasach niestety cierpi w ten sposób. Opóźniają wykonywanie swoich obowiązków, nie pozwól, żeby i ciebie to spotkało.

Jest to sposób, którego autorką jest Mel Robbins. Napisała książkę, jak wpadła ten pomysł. Opisała, jak to działa, jak dzięki temu zaczęła sobie radzić z własnymi problemami. Opisała też w jaki sposób, dzięki temu, odmieniła ona swoje życie. Tutaj możecie ją znaleźć.


Mamy ciężkie i wymagające życie. Codziennie mamy mnóstwo zadań, z którymi sami sobie musimy poradzić. Dajmy sobie pomóc, jak tylko możemy i szukajmy kolejnych optymalizacji i zarządzania nimi, żeby po prostu żyło nam się lepiej.