Metoda ABCDE, jak zrobić więcej?
Produktywność

Zarządzanie czasem — czy warto?

Zarządzanie czasem jest bardzo ważne, żyjąc w dwudziestym pierwszym wieku, jesteśmy bombardowani ilością informacji i danych ze wszystkich stron. Technologia ma wiele twarzy. Jednocześnie nam pomaga i jednocześnie nas krzywdzi, choć nawet nie zdajemy sobie z tego sprawy. Musimy walczyć z czymś, z czym żadni ludzie przed nami, nie mieli do czynienia. Jesteśmy pierwsi i musimy pokazać drogę przyszłym pokoleniom, jak żyć w tak ciasnym i przepełnionym świecie. Każdy z nas miał, ma i będzie miał tylko 24 godziny w ciągu dnia, musimy się nauczyć, jak ważne jest zarządzanie czasem.

Ale skupmy się na tu i teraz. Wielu ludzi ma bardzo duże problemy z ilością dochodzących informacji. Chęć odpisania na każdą wiadomość, dowiedzenia się najnowszych newsów bardzo nas przytłacza, choć nie zdajemy sobie z tego specjalnie sprawy. I tutaj jest największa nasza pułapka, że nie zdajemy sobie z tego sprawy i nasze zarządzanie czasem przestaje mieć znaczenie.

Każdy z nas miał tak (i to najpewniej nie raz w życiu), że tylko na chwilę sprawdziliście maila, czy Facebooka, czy YouTube, bo dostaliście powiadomienie, a potem mija godzina życia.

Zarządzanie czasem, a FOMO

Strach, który nas ciągle męczy, nazywa się FOMO (ang. fear of missing out). Dobrze wiedzieć jak nazywa się choroba, na którą cierpi tak wiele osób. Polega to na nie przyjemnym uczuciu, że coś w tej chwili, bardzo ważnego nas omija.

Wyobraź sobie, że masz autorytet, który co chwile wrzuca bardzo ciekawe tweety, na swojego Twittera. Wieczorem umówiłeś się na wyjście od klubu. Niestety nie słyszysz w klubie nie słyszysz żadnych powiadomień, więc nie wiesz czy człowiek którego tak szanujesz, nie opublikował czegoś bardzo ważnego. Więc zaczynasz o tym myśleć i myśleć, zaczynasz sprawdzać telefon w kółko i w kółko… Witamy w klubie FOMO.

Ta sama sytuacja powtarza się ze sprawdzaniem Facebook-a, Youtube-a i innych portali społecznościowych. Boimy się, że coś nas może ominąć, więc sprawdzamy to wszystko i nagle puf! 30 minut znikło z naszego życia i już nigdy nie wróci. Nasze zarządzanie czasem jest słabe, rządzą nami wszelkie jego pożeracze.

Pozostaje pytanie… Jak się do cholery przed tym bronić?


Dyscyplina a zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem — czy warto?

Aby dobrze praktykować zarządzanie czasem, dyscyplina jest najlepszą i jednocześnie najtrudniejszą do opanowania siłą.

W tym samym czasie, kiedy ty czytasz ten wpis, setki ludzi, będących na samym szczycie, ciężko i produktywnie spędza czas, pracując nad najnowszymi rozwiązaniami w swoich firmach. Ci ludzie, którzy będący wielkimi przedsiębiorcami, są bombardowani ilością informacji ze wszystkich stron, a jednak zarządzanie czasem wciąż jest u nich na najwyższym poziomie. Wyglądają na spokojnych i opanowanych. Jak oni to robią?

Odpowiednie zaplanowanie poszczególnych działań i czynności w życiu, pozwala nam odzyskać własne zarządzanie czasem. Ale wymaga to przełamania się i kontroli nad własnymi uczuciami i pragnieniami.

Nie bądź kukłą.

Przyjmując, że 99% informacji, które chcą do nas dotrzeć, nie ma wpływu na nasze życie, po prostu warto się od nich odłączyć. Tylko nasze zarządzanie własnym czasem jest dobre, a nie innych. Za każdym razem, kiedy poddajemy się, sprawdzając Socjale, będąc świadomi tego, że mamy ważniejsze zadania, przegrywamy z nie tylko z samym sobą, ale oddajemy własne życie innym.

Jeżeli oni, powodując jakieś powiadomienie na waszym telefonie, w prosty sposób namawiają was do spojrzenia do niego i porzucenia aktualnych zadań, to nasze zarządzanie czasem jest bardzo słabe.

Nigdy nie osiągniemy tego własnych celów i marzeń, jeżeli będziemy oddawać swój czas innym.

A jedyne co wystarczy, żeby zarządzać czasem, to odrobina dyscypliny i zaplanowane działania. Mogą nam pomóc sposoby na koncentrację, które kiedyś opisałem. Jeżeli mamy na przykład: od godziny 11 do godziny 13 zaplanowane pisanie książki, to telefon, wszelkie kontakty ze światem zewnętrznym, powinny zostać odłączone. Tak, aby nikt nam nie przeszkadzał w naszych priorytetach. Wyłączenie telefonu to jedno, natomiast utrzymanie się w tym założeniu, to drugie. Wtedy przydaje się właśnie dyscyplina, którą niestety trzeba wytrenować.

Początki są bardzo trudne, więc warto sobie ułatwić je, jakimś sprawdzonymi przez wielu, technikami pracy, jak na przykład Technika Pomodoro. Pozwala ona po 25 minutach pełnego skupienia, na 5 minut odpoczynku, w których możemy oddać się naszym pragnieniom i sprawdzić, czy znajomi nie dodali nowego zdjęcia na Instagram.

Jednak i w tych technikach, również potrzebna jest dyscyplina. Wracając do Pomodoro, koniecznie musimy się trzymać i 25 minut pracy, i 5 minut przerwy. Jeżeli za dużo razy złamiemy tę zasadę, przestanie mieć ona znaczenie, podobnie jak raz złamany talizman. Jeśli nie będziemy w stanie tego przerwać, nie skończy się to dobrze, ciągle będziemy przeciążeni informacjami, a nasze własne zarządzanie czasem legnie w gruzach. Stracimy koncentrację, determinacje i wiele innych mechanizmów, które pchają nas w marzenia.


Jak wykorzystać brak informacji?

Zarządzanie czasem — czy warto?

Przypuszczam, że gdybyście na samych sobie zrobili eksperyment pt. Ile z tych wiadomości, które sprawdzicie, jest istotna, to około 80% byłaby kompletnie bezużyteczna, 19% może kiedyś się przydać. Czy warto poświęcać godziny, na to, że to może być ten jeden istotny procent? Sprzedam wam tajemnicę… Jeżeli coś w życiu będzie bardzo istotnego, czego musicie się dowiedzieć, albo nawet może wam się przydać, to i tak się tego dowiecie.

Wszelkie informacje, telewizje, magazyny już dawno porzuciłem i jeszcze nic mnie nie ominęło. Ba! Nawet mi to pomogło! (teraz chodzi mi zarządzanie czasem).

Dzięki temu, że mało wiem o tym, co dzieje się na bieżąco na świecie, ludzie mają ze mną, o czym gadać! Gdy śledziłem informacje, co dzieje się na świecie, tematy bardzo często się szybko kończyły, bo każdy po 2 stronach stołu, dokładnie wiedział, o co chodzi, wtedy to już są rozmowy na temat poglądów, czy są te same, czy może wręcz przeciwnie i powstaje mini konflikt.

Poprawa kontaktów

Kiedy czegoś nie wiem, to nie ważne czy mam te poglądy takie same, czy inne, ta druga strona mi tłumaczy, o co chodzi, przez co po prostu mamy o czym rozmawiać. Jednocześnie, rozmawiając z nim, poprawiam z nim kontakty, zaprzyjaźniamy się, poznajmy nawzajem, przez co mam u niego od razu plus. Oprócz tego dosyć często mam tak, że opinie o jakimś wydarzeniu od tej osoby, dosyć szybko łapie i gdy się nie zgadzam, ja jako, ten, który dopiero poznaje temat, zadaje pytania, które mogą zmienić jego opinie i zastanowić mu się nad problemem jeszcze raz.

Prosta sytuacja, ktoś stara się ze mną pogadać o zmianach rozkładu tramwajów w pobliżu pracy i bardzo jest zdenerwowany, bo kompletnie mu nie pasują. Ja jako osoba nieświadoma całej sytuacji, szybko zadaje pytania „a czemu się tak dzieje”, „a może przełożyli, bo tym ludziom jest lepiej i lepiej”, „a oni przypadkiem gdzieś tu nie mieli remontować i dlatego przełożyli ten rozkład?”. Mówiąc szczerze, uwielbiam ten moment, kiedy mój rozmówca, zaczyna się zastanawiać dlaczego, znikają wtedy wszelkie nerwy i napięcie.

Oprócz tego, ten czas kiedy inni czytają wszystkie powiadomienia, ja mogę spędzić np. na naukę rzeczy technicznych. I kiedy inni wyzywają polityków, ja mogę się dowiedzieć jak działa nowa biblioteka w naszym projekcie programistycznym.

To też może dosyć przyjemnie wpłynąć na kontakty między ludzkie, bo ci ludzie będą później potrzebowali pomocy z nową biblioteką, którą ja już poznałem, a każda pomoc innym jest na plus. A nasze zarządzanie czasem wciąż stoi na najwyższym poziomie.

Technologia ma ci służyć.

Zarządzanie czasem — czy warto?

Jeżeli naprawdę chcemy sami ćwiczyć zarządzanie czasem, musimy pokazać sobie, gdzie jest miejsce na technologie, jak ma działać i kiedy. Musimy zdyscyplinować sami siebie, że technologia nijak działa na nasze zarządzanie czasem. Ona jest po to, by pomóc ci w działaniach, a nie utrudniać i komplikować ich.

Dlatego tak ważna jest dyscyplina i podział dnia na zadania. Używajmy technologii, kiedy nasze zarządzanie czasem tego wymaga, róbmy to świadomie, posiadając pełną kontrolę nad nią. Przygotujmy środowisko pod pracę, w którym wszelkie kontakty, rozpraszacze zostaną wyłączone i wyciszone. Używajmy do tego narzędzi, aplikacje takie jak StayFocused, Todoist, Tomighty, to tylko wierzch góry lodowej aplikacji, które mamy, aby kontrolować nasze zarządzanie czasem… Jak wiele rozwiązań mamy, żeby sami siebie kontrolować.

Czasami, żeby zrobić coś wartościowego, trzeba całkowicie pominąć robienie rzeczy mało wartościowych. W tej sytuacji znowu pomoże nam Zasada Pareto, która pozwoli nam oddzielić zadania ważne i mniej ważne.

Najważniejsze co warto zapamiętać, aby nasze zarządzanie czasem było wydajne: nieważne czy znikniesz na jeden dzień, na tydzień, czy nawet na miesiąc ze świata technologii to nic się nie stanie. Świat będzie funkcjonował dalej, nieważne czy masz ciągły z nim kontakt, czy nie. Problemy się rozwiążą, odpowiedzi się znajdą, praca zostanie wykonana.

A co jeśli…?

A co jeśli wydarzy się coś, co jest faktycznie ważne?” – wtedy się o tym dowiemy. Ludzie, którzy spędzą godziny na śledzeniu jakiegoś tematu, od razu, przy pierwszej okazji ci o tym powiedzą. Nawet nie dawno miałem taką sytuację.

Mój dziadek ciągle śledzi informacje, nowości ze świata polityki i tak dalej. Można powiedzieć, że TVP 3 i TVN 24 jest ekspertem, jeśli chodzi o zarządzanie jego czasem. Ja natomiast, kompletnie tego nie śledzę i nie specjalnie mnie to interesuje, a jednocześnie wiem wszystko, co jest ważne. Jak? Polityka jest tak popularna wśród Polaków, że jeżeli cokolwiek wydarzy się ważnego, to wszyscy o tym rozmawiają. Ostatnio jeden z polityków obiecał, że dla młodych do 26 roku życia, zniknie podatek od wynagrodzenia i nie będą musieli wypełniać PIT-u. Jako że mnie to dotyczyło, dowiedziałem się tego parę minut po ogłoszeniu, gdy dziadek wparował do mnie do pokoju i z wielką radością ogłosił mi dobrą nowinę.

Wiem o wszystkim, co mnie dotknie, nawet tego nie śledząc. Zarządzanie czasem to nasza sprawa i nie dajmy się kontrolować technologii i innym.